Portrait of cheerful young manager handshake with new employee.

Bagaimana Cara Memproses Perjalanan Bisnis yang Benar?

Sudahkah kamu mengetahui bagaimana cara memproses perjalanan bisnis yang benar? Mengingat hal ini penting dilakukan agar tidak ada dokumen yang terlewat.

Dari definisinya, perjalanan bisnis merupakan perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda pada waktu tertentu dan dilakukan oleh seseorang yang ditentukan oleh perusahaan tempat seseorang tersebut bekerja.

Perjalanan bisnis ini umumnya dilaksanakan pimpinan, namun sering juga perusahaan menugaskan karyawan yang berkaitan dengan suatu pekerjaannya untuk kepentingan bisnis.

Agar perjalanan bisnis kamu bisa berjalan dengan aman, jangan lupa untuk mempersiapkan produk asuransi dari PT Asuransi Simas Insurtech. Kamu bisa melakukan perjalanan bisnis dengan tenang tanpa perlu khawatir dengan risiko kerugian yang terjadi.

Cara Memproses Perjalanan Bisnis

Agar tidak salah, berikut ini cara memproses perjalanan bisnis yang benar dan juga tepat.

1. Menyusun jadwal kegiatan sesuai tujuan

Setelah mendapatkan informasi perjalanan bisnis, kamu sebaiknya segera menyusun jadwal dan mempersiapkankegiatan sesuai dengan tujuan perjalanan bisnis kamu, meliputi:

  • Waktu dan tempat
  • Bertemu dengan siapa
  • Tanggal keberangkatan dan kembalinya
  • Jenis transportasi perjalanan
  • Tempat penginapan

Bukan hanya sebagai itinerary perjalanan bisnis saja, jadwal kegiatan ini dibutuhkan pengajuan uang muka perjalanan bisnis.

Umumnya departemen keuangan sebuah perusahaan akan menjadikan jadwal kegiatan sebagai dokumen wajib saat pengajuan uang muka. Jadi, jangan lupa untuk mempersiapkan rencana ini, ya.

2. Persiapkan anggaran perjalanan bisnis

Setelah menyusun jadwal kegiatan pimpinan yang akan melakukan perjalanan bisnis, kamu tentunya akan memperkirakan beberapa perkiraan pengeluaran dengan daftar sebagai berikut:

  • Biaya transportasi (seperti pesawat maupun kereta api)
  • Biaya penginapan
  • Biaya konsumsi
  • Uang saku perjalanan bisnis

Biaya bahan bakar dan tol (apabila menggunakan kendaraan kantor)

Biaya lainnya (apabila menggunakan kendaraan umum terintegrasi seperti taksi atau kendaraan online)

Anggaran perjalanan bisnis ini akan terlampir bersamaan dengan jadwal kegiatan, surat perjalanan bisnis, dan internal memo perjalanan bisnis.

Saat pengajuan ini kamu juga sebaiknya segera memesan tiket pesawat atau kereta api, apabila memiliki Biro Perjalanan yang sudah bekerja sama. Sebab, posisi duduk maupun ketersediaan tiket pada hari yang ditentukan dikhawatirkan akan habis.

Perlu diingat, setiap jenjang jabatan memiliki plafon yang berbeda. Tempatkan pimpinan pada transportasi dan penginapan sesuai dengan plafon mereka.

Jangan lupa untuk menanyakan kepada pimpinan terkait permintaan khusus. Biasanya pimpinan mampu merekomendasikan transportasi dan penginapan sesuai dengan kenyamanannya.

Apabila anggaran perjalanan bisnis telah cair, kamu bisa langsung membayar biaya tersebut dan langsung memesan penginapan.

3. Memastikan perlengkapan penunjang bisnis

Mempersiapkan berbagai perlengkapan penunjang selama melakukan perjalanan dinas juga sangat penting. Hal ini dilakukan agar tidak ada hal yang terlewat yang bisa menghambat perjalanan bisnis.

Berikut ini beberapa perlengkapan penunjang yang harus dipersiapkan.

  • Surat tugas yang mencakup juga perintah perjalanan dinas (SPPD)
  • Jadwal perjalanan
  • Peta perjalanan digital
  • Memesan akomodasi ke dan dari bandara atau stasiun
  • Mempersiapkan peralatan elektronik seperti laptop, hard disk, laser pointer, maupun file dokumen yang dibutuhkan seperti slide presentasi

Jika perjalanan bisnis kamu adalah ke luar negeri, berikut ini beberapa perlengkapan yang perlu dibawa.

  • Paspor. Paspor digunakan warga negara agar dapat masuk ke negara asing, dan diperoleh melalui kantor imigrasi.
  • Visa. Banyak negara mewajibkan pengadaan visa dalam kunjungan ke negaranya. Visa merupakan izin masuk ke negara lain atau izin tinggal sementara di negara lain yang diberikan pejabat pemerintah atau konsulat yang berwenang di negara yang dikunjungi.
  • Medical documents. Berisikan keterangan kesehatan orang yang akan melakukan perjalanan bisnis ke luar negeri, biasanya hal ini menjadi persyaratan keberangkatan.
  • Exit permit. Merupakan cap atau stempel yang diterapkan dalam paspor.
  • Surat keterangan fiskal. Surat keterangan pembayaran pajak yang menjadi hal wajib dari pemerintah terhadap warga negaranya yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri.

4. Cek kelengkapan dokumen untuk protokol kesehatan

Covid-19 telah menjangkiti dunia, maka penetapan protokol kesehatan ke dan dari luar negeri menjadi lebih ketat dari biasanya.

Protokol kesehatan ini tidak hanya berlaku bagi perjalanan dari dan ke luar negeri. Perjalanan antar kota antar provinsi juga memberlakukan protokol khusus.

Saat ini, pulau Jawa dan Bali menjadi yang paling ketat protokol kesehatannya. Setidaknya kamu sudah mendapatkan vaksin sesuai dengan ketentuan tersebut.

Jika kamu belum melakukan vaksin sesuai standarisasi Kementerian Kesehatan RI, maka sebaiknya kamu segera mendaftarkan diri ke fasilitas kesehatan terdekat untuk melakukan vaksin.

5. Mengingatkan kembali kebijakan perusahaan

Setiap perusahaan memiliki kebijakan perusahaan yang berbeda-beda. Untuk itu, kamu perlu memahami kebijakan tersebut untuk mengurangi risiko over budget atau salah memilih akomodasi.

Apabila terdapat kasus over budget maupun salah memilih akomodasi sesuai plafon, kamu mungkin akan dibuat repot karena harus membuat Surat Berita Acara yang wajib ditandatangani dua Direksi atau lebih, sebagai syarat laporan uang muka perjalanan bisnis.

Selain tips yang sudah disebutkan di atas, jangan lupa juga untuk mempersiapkan asuransi keterlambatan penerbangan Simas Insurtech jika kamu menggunakan moda transportasi pesawat untuk perjalanan bisnis.

Ada banyak manfaat yang akan kamu terima, yakni jaminan lengkap atas risiko keterlambatan penerbangan dan juga santunan apabila mengalami kecelakaan.

Kamu jadi tidak perlu was-was apabila ada risiko-risiko di atas terjadi, karena kerugian akan ditanggung pihak asuransi.

Jadi, perjalanan bisnis kamu akan terasa aman dan tenang. Semoga informasi di atas membantu, ya.